Votre activité oblige certains salariés à prendre certains repas hors de chez eux ? Certains repas doivent être remboursés par l’employeur aux salariés lorsqu’ils représentent des frais professionnels. La valeur du repas pris au foyer est évaluée chaque année par l’Administration.
Doit-on indemniser le salarié lorsqu’il est obligé de prendre son repas sur le lieu du travail ?
Si le salarié est contraint de se restaurer sur son lieu effectif de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail, une allocation forfaitaire de 7,10 € (valeur au 01/11/2022, applicable au 01/09/2022) peut lui être attribuée en franchise de cotisations. À titre d’exemples, cette situation peut concerner :
- le travail en équipe ;
- le travail posté ;
- le travail en horaires décalés ou le travail de nuit.
Comment les repas d’affaires doivent-ils être traités ?
Les repas d’affaires correspondant à des frais relevant de l’activité de l’entreprise sont exclus de l’assiette des cotisations en tant que frais d’entreprise. Ils doivent ainsi remplir les trois critères suivants :
- avoir un caractère exceptionnel ;
- être exposés dans l’intérêt de l’entreprise ;
- être engagés en dehors de l’exercice normal du salarié.
Les dépenses doivent être justifiées par :
- l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
- la mise en œuvre de techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
- le développement de la politique commerciale de l’entreprise.
À noter : Pour exclure les frais de repas de l’assiette des cotisations en tant que frais d’entreprise, l’employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d’affaires, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense.
Comment rembourser les repas pris par les salariés lors de leurs déplacements professionnels ?
Lorsque les salariés sont contraints d’effectuer des déplacements professionnels, leurs frais de repas doivent leur être remboursés. Il faut alors distinguer :
- les petits déplacements ;
- les grands déplacements.
Les petits déplacements
Le remboursement des frais de repas d’un salarié en petit déplacement peut se faire sur présentation des justificatifs des dépenses engagées.
➡️ Il est alors exclu de l’assiette des cotisations sociales.
Le remboursement peut aussi se faire sous forme d’allocations forfaitaires exonérées de cotisations sociales dans une certaine limite. Au-delà de cette limite, l’exonération ne joue que si l’employeur justifie le dépassement par les dépenses réellement engagées par le salarié.
➡️ Si le salarié est contraint de prendre ses repas au restaurant : une indemnité forfaitaire de repas peut lui être allouée, en franchise de cotisations, dans la limite de 20,20 € (applicable 01/09/2022).
À noter : Si le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier et qu’il n’est pas démontré que les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et, d’autre part, que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, une allocation forfaitaire de 9,90 € (applicable au 01/09/2022) peut lui être accordée en franchise de cotisations.
Les grands déplacements
Le salarié est présumé être en « grand déplacement » lorsqu’il est empêché de regagner sa résidence, car la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 km (trajet aller) et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
➡️ Le remboursement des frais peut se faire sur présentation des justificatifs des dépenses engagées.
Il est alors exclu de l’assiette des cotisations sociales.
➡️ Il peut aussi se faire sous forme d’allocations forfaitaires en franchise de cotisations
Depuis le 1er septembre 2022, la contribution patronale à l’acquisition des titres restaurant est exonérée de cotisations de sécurité sociale si elle n’excède pas 5,92 € par titre et se trouve comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre.
Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est exonérée et réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas :
| Indemnités forfaitaires de repas applicables depuis le 1er septembre 2022 | |
|---|---|
| Indemnités forfaitaires | Limites d’exonération |
| Repas au restaurant lors d’un déplacement | 20,20 euros / repas |
| Repas hors des locaux de l’entreprise | 9,90 euros / repas |
| Repas sur le lieu de travail (panier-repas, nuit/jour…) | 7,10 euros / repas |
Par ailleurs, lorsque l’employeur fournit le repas, quel que soit le montant de la rémunération du salarié, cet avantage est évalué forfaitairement en 2022 à 5 euros pour un repas par jour. Ce montant est réintégré dans le salaire.
Les informations contenues dans cet article sont générales, synthétiques et non exhaustives. Votre cas particulier peut amener à un conseil spécifique. Les informations ont pu également évoluer depuis la date de publication. Soyez vigilants et rapprochez-vous de votre expert-comptable ou avocat.
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