Le législateur a mis en place la procédure d’approbation des comptes annuels qui doit être mise en œuvre par le dirigeant une fois par an : il a l’obligation de rendre compte de sa gestion aux associés qui ont le droit d’exprimer leur avis.
Le non-respect de cette procédure emporte des risques : sanctions du dirigeant, nullité de l’assemblée…
Mais dans ce contexte de crise sanitaire, des mesures gouvernementales ont été adoptées pour limiter la propagation de la Covid-19 : limitation de déplacement, gestes barrières, jauge pour les réunions…
Comment réunir une assemblée dans ce contexte ?
Comment permettre l’exercice des droits des associés ?
Qu’est-ce que la procédure d’approbation des comptes annuels ?
Une procédure obligatoire régie par les lois et règlements en vigueur ainsi que par les statuts.
Le dirigeant doit arrêter les comptes annuels, informer les associés, les réunir pour leur rendre compte de sa gestion et soumettre à approbation les comptes annuels ainsi que l’affectation du résultat, ce en respectant la procédure propre à chaque forme sociale (délai et forme de la convocation, modalités d’information des associés, de tenue de la réunion…).
Il est courant de profiter de cette assemblée afin de soumettre les conventions règlementées à la procédure de contrôle des associés et leur soumettre la rémunération du dirigeant.
Quel est le délai pour mettre en œuvre la procédure d’approbation des comptes ?
Dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social.
Exemple : clôture au 31.12.2020 -> date max pour la procédure : 30.06.2021
Il est possible de demander une prorogation de ce délai auprès du Président du Tribunal de commerce.
Quels sont les risques en cas de non-respect de la procédure ?
- Non-établissement des comptes sociaux : 9 000 euros d’amende et 2 ans d’emprisonnement à l’encontre du dirigeant.
- Non-respect du délai pour approuver les comptes annuels : le ministère public ou tout intéressé peut demander au président du tribunal d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, au dirigeant de convoquer l’assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.
- Convocation irrégulière des associés à l’AGOA : Nullité de l’Assemblée
- Non-transmission des documents et informations aux associés préalablement à l’AGOA :
- nullité de l’Assemblée ;
- amende de 9 000 € à l’encontre du dirigeant, insertion de cette sanction dans un ou plusieurs journaux répertoriant les sanctions des dirigeants ;
- dommages et intérêts à l’encontre de la société en réparation du dommage subi par un associé.
- Défaut de convocation du CAC à l’AGOA : 30 000 euros d’amende et 2 ans d’emprisonnement à l’encontre du dirigeant (Art. L 820-4, 1° C. com).
- Non-transmission des documents et informations au CAC préalablement à l’AGOA :
- procédure d’injonction par le CAC (C.com. Art. L 238-1, al.1 et ses renvois) ;
- information de l’irrégularité à l’Assemblée Générale (C. com. art. L 823-16, 3° et L 823-12, al. 1) ;
- m’omission intentionnelle peut constituer un délit d’entrave à l’exercice de la mission de vérification et de contrôle du Commissaire aux comptes :
- refus de ratification des comptes,
- mise en cause de la responsabilité civile et pénale du dirigeant : 75 000 € d’amende et peine d’emprisonnement de 5 ans.
- Non-dépôt des comptes au Greffe du tribunal de commerce :
- injonction de déposer les comptes sous astreinte ;
- amende de 1 500 € portée à 3 000 € en cas de récidive.
Comment soumettre les comptes annuels à approbation en cette période de crise sanitaire ?
Plusieurs mesures exceptionnelles et temporaires ont été adoptées pour assouplir les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération :
- l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 (modifiée par ord. 2020-1497 du 2-12-2020) ;
- le décret d’application 2020-418 du 10 avril 2020 (modifié par décret 2020-1614 du 18-12-2020).
Quels sont les groupements concernés par ces mesures exceptionnelles ?
Toutes les personnes morales et toutes entités dépourvues de personnalités morales de droit privé :
- les sociétés civiles et commerciales (SC, SNC, SARL, SA, SAS…) ;
- les GIE ;
- les associations…
Quelles sont les Assemblées et organes concernés ?
Toutes les assemblées générales sont concernées (AGO, AGOA, AGE, AG spéciales) et les conseils d’administration, de surveillance, les directoires…
Quelle est la durée d’application de ces mesures ?
Ces mesures sont applicables jusqu’au 31 juillet 2021 et peuvent être prorogées.
Est-ce que le délai pour établir et approuver les comptes est prorogé ?
L’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 a prorogé les délais relatifs à l’établissement et l’approbation des comptes. Mais ces prorogations ne sont applicables qu’en ce qui concerne les comptes clôturés jusqu’au 10 août 2020.
En conséquence, pour les comptes clos au 31/12/2020, l’AGOA doit se tenir au plus tard le 30/06/2021.
Est-il possible de tenir une assemblée générale physiquement ?
OUI, mais des mesures qui évoluent régulièrement peuvent empêcher la tenue d’une AG en présentiel telles que :
- interdiction de rassemblement de plus de 10 personnes ;
- interdictions de déplacement : couvre-feu entre 21h et 6h.
Comment procéder en cas d’interdiction de réunion ou de déplacement ou en cas de risque de contamination ?
- Tenir l’AG à huis clos : hors la présence physique des participants. Les votes seront transmis par correspondance (possible transmission par mail), par procuration (possible transmission par mail) ou au moyen d’un vote électronique (SARL, SA).
Deux conditions doivent être satisfaites pour organiser une AG à huis clos :
- l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ;
- cette mesure doit faire obstacle à la présence physique des membres de l’assemblée à cette dernière (appréciation in concreto).
- Participation à l’AG par visioconférence (Teams, Zoom, Gotomeeting…) ou conférence téléphonique si les moyens techniques mis en œuvre : permettent l’identification des participants, transmettent au moins la voix des participants et assurent la retransmission continue et simultanée des délibérations.
- Il est possible de participer à l’AG organisée à huis clos par visioconférence ou conférence téléphonique.
- La consultation écrite : Mode de prise de décision ouvert à l’ensemble des sociétés même lorsque les règles qui les régissent ne le prévoient pas et même lorsque les statuts s’y opposent.
Exemple : il est exceptionnellement possible pour une SARL de procéder à la consultation écrite pour approuver les comptes annuels.
En cas d’impossibilité de convoquer les membres par voie postale, comment convoquer ?
Ce sont les règles de droit commun applicables à chaque société qui priment. Mais la nullité de l’AG n’est pas encourue du seul fait que les convocations n’ont pas été envoyées par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société (ex. : impossibilité pour le prestataire d’accéder à ses locaux).
Pour rappel, dans certains cas, la convocation par courrier électronique existe déjà :
- dans la SARL et la SA pour les associés qui ont accepté ce mode de convocation ;
- dans la SAS lorsque les statuts ont prévu ce mode de convocation.
Attention : conserver la preuve de l’envoi de la convocation avec les accusés de réception pour éviter toute contestation ultérieure.
Si les associés ont été convoqués à une AG en présentiel, pouvons-nous basculer en AG à huis clos si une mesure gouvernementale ne permet pas la réunion ?
OUI, si après la convocation, les mesures administratives ont été renforcées et justifient la tenue d’une AG à huis clos. Les formalités de convocation n’ont pas à être renouvelées et les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective, trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Inversement, si une AG à huis clos a été organisée, pouvons-nous basculer en présentiel si les mesures le permettent ?
OUI, si après la convocation, les mesures administratives ont été levées et justifient la tenue d’une AG en présentiel. Les formalités de convocation n’ont pas à être renouvelées et les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective, trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Peut-on combiner assemblée en présentiel et dématérialisée ?
OUI, il est possible de tenir son AG en présentiel tout en laissant la possibilité aux associés de participer par voie de visioconférence ou de conférence téléphonique, par procuration ou de transmettre une formule de vote par correspondance.
Est-il possible de procéder à la communication des documents ou informations préalables à la tenue d’une assemblée par voie électronique ?
OUI, les membres doivent indiquer leur adresse électronique. Il est aussi possible d’indiquer dans la convocation un lien vers un site dédié pour accéder aux informations requises tout en précisant que ces informations sont également disponibles au siège social.
Participation à une AG par conférence téléphonique ou audiovisuelle : Comment voter ?
Il est possible d’utiliser :
- le vote électronique (pour les SARL, SA, SCA) : sur un site internet dédié accessible au moyen d’un code adressé préalablement aux associés ;
- le vote par procuration ;
- le vote par correspondance par voie postale ou par e-mail ;
- le vote verbal.
Participation à une AG par conférence téléphonique ou audiovisuelle : comment signer la feuille de présence et le procès-verbal ?
Aucune règle spécifique ne régit les modalités de signature de ces documents en période de crise sanitaire.
Le PV peut être signé au moyen d’une signature électronique ou établi dans un délai raisonnable après l’AG afin d’organiser la signature du PV sous un format papier.
Il est possible d’avoir recours à la signature électronique pour faire signer la feuille de présence lorsqu’il est nécessaire d’en établir.
Il est à noter que dans les SA et SCA la feuille de présence est obligatoire et doit mentionner les actionnaires participant à l’AG par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, mais ils n’ont pas à émarger la feuille de présence.
Est-ce que le PV signé sous format électronique peut être déposé au greffe lors du dépôt des comptes sociaux ?
OUI, mais nous conseillons de déposer un extrait du PV portant sur l’affectation du résultat et non le PV intégral.
➡️ Cet extrait qui doit être certifié conforme par le dirigeant peut être signé sous format électronique.
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