Qu’est-ce que le Coffre-Fort Numérique ?
Le CFN (Coffre-Fort Numérique) est un espace qui permet la diffusion de documents dématérialisés professionnels, garantissant l’intégrité, la conservation, le partage et la confidentialité. Cet espace est propre à chaque salarié et l’entreprise ne peut y avoir accès. Le CFN est donc aussi un espace personnel au salarié (gratuit pour ce dernier).
La principale utilisation professionnelle du CFN pour l’entreprise est le transfert et le stockage de documents en matière RH et en premier lieu les bulletins de salaire.
Pourquoi le mettre en place pour l’employeur ?
Pratique :
- simplifier le transfert de bulletins aux salariés (contrôle et distribution de toutes les paies en 1 clic) ;
- ne plus distribuer de la main à la main le bulletin ou ne plus l’envoyer par la poste (pour mémoire, les titres restaurant sont dématérialisables aussi) ;
- plus de demande de duplicata des bulletins de salaire ;
- retrouver facilement tous mes documents ;
- pour une TPE, être à la page comme les grandes entreprises ;
- déposer, avec l’espace de stockage, d’autres documents (contrat de travail, avenants, attestations …).
Economique :
- ne plus être sollicité des années après pour retrouver un bulletin ;
- payer pour 50 ans dès l’émission du bulletin (ou jusqu’au 70 du salarié) ;
- cesser d’imprimer et d’acheter enveloppes et timbres ;
- réduire le temps de manipulation, recherche, photocopie, archivage.
Sécurité :
- garantir la conservation des documents pendant 50 ans ou jusqu’aux 70 ans du salarié ;
- déposer des bulletins de salaire scellés (donc garantis pour leur intégrité et leur valeur probante) ;
- augmenter la confidentialité des documents importants ;
- la responsabilité de conservation des documents à mon prestataire ;
- être conforme au RGPD (ex : je n’envoie plus de mail avec un bulletin de salaire attaché). Pour mémoire l’infraction au RGPD peut être sanctionnée par une amende maximale de 4% du CA Mondial de l’entreprise.
RSE :
- tendre vers le 0 papier ;
- renforcer l’image de la marque employeur, car c’est un service déjà offert par les grandes entreprises ;
- fidéliser les salariés grâce à un service complémentaire et utile.
Quels sont les avantages du CFN utilisé par AFIGEC pour les salariés ?
Les avantages sont liés à la conservation et la mise à disposition à vie des bulletins de salaire du salarié (quelle que soit l’entreprise dans laquelle il travaille aujourd’hui ou dans le futur). Ces avantages se retrouvent dans plusieurs CFN, et le schéma suivant résume bien les avantages procurés aux salariés par le CFN :
Quelques points à vérifier pour avoir un bon prestataire de CFN :
Je m’assure que mon prestataire est un éditeur de confiance labélisé et certifié. Il doit pour cela :
- stocker les données en France ;
- utiliser un DataCenter certifié ISO : ISO
- être certifié AFNOR :
- être adhérent FNTC :
Ces organismes contrôlent la qualité et l’organisation de votre prestataire. Cela permet de s’engager en confiance dans ce type de prestation parfois loin des préoccupations techniques des entrepreneurs.
Quelques éditeurs : eDocGroup, MyPeopleDoc, Digiposte.
Le CFN demain
Le CFN peut être intégré à des processus de signature électronique afin d’y stocker d’autres documents tels que les contrats de travail, des attestations, etc.
Au-delà des Ressources Humaines, le Coffre-Fort Numérique de l’entreprise pourra stocker d’autres documents telles que vos factures dématérialisées, ou la factur-X avec l’obligation de la mise en place de la facturation électronique.
La digitalisation est un nouveau challenge pour les TPE et PME françaises. Le gouvernement propose d’ailleurs des aides pour la digitalisation. Retrouvez-les auprès de votre conseil habituel.
Les informations contenues dans cet article sont générales, synthétiques et non exhaustives. Votre cas particulier peut amener à un conseil spécifique. Les informations ont pu également évoluer depuis la date de publication.
Soyez vigilants et rapprochez-vous de votre expert-comptable ou avocat.