Émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée la facture électronique doit respecter un certain nombre de conditions pour être valide, notamment dans sa façon d’être émise. Non, un PDF envoyé par email ne sera pas considéré comme une facture électronique !
La mise en place de la facture électronique concerne déjà le secteur public et va impacter le secteur privé à l’horizon 2024, il est important de s’y préparer.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée.
Une telle facture respecte les 4 conditions suivantes :
- authenticité de l’origine ;
- intégrité du contenu ;
- lisibilité des factures ;
- conservation ou archivage.
Comment émettre et recevoir une facture électronique ?
Les factures électroniques peuvent être émises ou reçues en ayant recours à l’une des quatre solutions techniques suivantes :
- une signature électronique « qualifiée» ;
- un message structuré selon une norme convenue entre les parties ;
- une forme électronique autre, assortie d’une piste d’audit fiable ;
- le cachet électronique qualifié[1] au sens du règlement « ELDAS».
Une facture électronique est adressée à vos clients professionnels via une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP).
Elle vous sont adressées, par vos fournisseurs, par le biais de la ou les plateforme(s) que vous choisissez. Votre choix peut se porter une la même plateforme que celle d’émission, ou sur une différente.
Attention : le portail à utiliser pour la facturation dans le secteur public est Chorus Pro.
Pour ces factures, seuls 3 formats sont acceptés :
- le format Cross Industry Invoice (CII);
- le format Universal Business Language (UBL);
- le format mixte compose d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.
Une facture de type image PDF envoyée par e-mail, ou une facture scannée, ne seront donc pas considérées comme factures électroniques dans le cadre de ce nouveau dispositif.
Quel calendrier pour la mise en place de la facturation électronique ?
➡️ A compter du 1er juillet 2024, obligation de réception des factures électroniques pour l’ensemble des assujettis.
➡️ A compter du 1re juillet 2024, obligation de transmission de factures électroniques pour les grandes entreprises.
➡️ A compter du 1er janvier 2025, obligation de transmission de factures électroniques pour les ETI.
➡️ A compter du 1er janvier 2026, obligation de transmission de factures électroniques pour les PME.
Concernant le secteur public : depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire dans le secteur B to G (Business to Government). Les entreprises sont donc tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public sous format électronique, via le portail spécifique Chorus Pro.
Sont exclues de cette obligation de facturation électronique :
- les transactions internationales ou intracommunautaires ;
- les transactions B to C ;
- certaines opérations sectorielles telles que les prestations dans le domaine de la santé, d’enseignement et de formation, les opérations immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance.
Les opérateurs qui réalisent les opérations exclues précitées seront soumis à une obligation de E-reporting, visant à transmettre à l’Administration Fiscale certaines informations relatives à ces transactions via une PDP.
Comment et combien de temps conserver les factures électroniques ?
Les documents établis sur support électronique doivent être conservés sous cette forme jusqu’à expiration du délai légal de conservation des documents de 6 ans.
Quelle sanction si je ne dépose pas ma facture au format électronique ?
Une amende forfaitaire de 15€ par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile, est prévue. La première infraction commise n’est pas sanctionnée.
Qu’est-ce que l’E-reporting ?
Le E-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations, tel que le montant de l’opération & le montant de la TVA facturée, relative à des opérations commerciales non concernées par l’obligation d’e-invoicing.
Le calendrier de mise en place de l’E-reporting est le même que celui de l’e-invoicing.
Impact comptable de la facturation électronique et automatisation
L’arrivée de la facture électronique va modifier nos traitements des comptabilités : les factures vont être transmises par des plateformes. Nous allons donc passer d’une saisie manuelle des factures d’achats et de ventes à une intégration quasi-automatique des flux de factures d’achats et de ventes.
Le passage à la facturation électronique doit donc être préparé et organisé dès maintenant.
Pour mettre en place la facture électronique et sa gestion, contactez-nous !
[1] Le cachet électronique qualifié est un cachet électronique avancé qui est créé à l’aide d’un dispositif de création de cachet électronique qualifié et qui repose sur un certificat qualifié de cachet électronique. Plus précisément, le cachet électronique consiste en des données sous forme électronique, jointe ou associée logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières.
Les informations contenues dans cet article sont générales, synthétiques et non exhaustives. Votre cas particulier peut amener à un conseil spécifique. Les informations ont pu également évoluer depuis la date de publication.
Soyez vigilants et rapprochez-vous de votre expert-comptable ou avocat.
